Счет на оплату
Сегодня, друзья мои, поговорим мы о счетах.
Организации и индивидуальные предприниматели, оказывая услуги (выполняя работы), выставляют счета на оплату. Типовой формы счета нет, каждая организация или ИП может разработать свою форму.
Скачать бланк счета
— скачать в формате xls (если у вас старая версия Excel 2003)
— скачать в формате xlsx (если у вас Excel 2007 и выше)
В форматах pdf и doc/docx счета неудобно делать — при заполнении счетов идет автоматическое умножение чисел и вам придется вручную пересчитывать цифры.
Как заполнить шаблон счета
Несмотря на отсутствие унифицированной типовой формы, в счете можно выделить следующие блоки:
1) ваши банковские реквизиты, которые нужны для оплаты
2) номер и дата счета
3) описание услуги / работы / товара, за которую вам должны заплатить
4) единица измерения, стоимость одной единицы
5) подпись ответственного лица и печать
6) дополнительные условия
В счете 6 условных блоков, рассмотрим на примере правила заполнения каждого из них.
1) Ваши банковские реквизиты.
Если вы не меняете банк каждый квартал (что было бы странно!), эта часть счета не меняется и остается постоянной долгие годы.
Банковские реквизиты могут меняться в счете, если вы:
— поменяли банк
— сам банк объединился / реорганизовался и у него поменялись реквизиты
— у вас несколько расчетных счетов и нужно регулировать денежные потоки
Если у вас меняется банк (или сам банк меняет реквизиты) — вам нужно обязательно уведомить всех ваших контрагентов. Уведомить стоит всеми доступными способами:
1) написать письмо по электронной почте
2) отправить заказное письмо с уведомлением о смене реквизитов
3) устно сообщать каждому заказчику
Если подойти к уведомлению формально, у вас могут остаться «белые пятна» — часть контрагентов не узнает о новых реквизитах и оплатить по старым — деньги уйдут на деревню дедушке.
Конечно, есть шанс, что ваш старый банк через неделю-другую вернет ошибочный платеж контрагенту — но зачем так рисковать? А если не вернет?
Если несколько расчетных счетов — скорее всего, вы регулируете денежные потоки, часть клиентов платит в один банк, часть — в другой. При выставлении счетов указываете нужный расчетный счет — и дело в шляпе!
2) Номер и дата счета
Тут все просто.
Дата счета — обычно это текущее число, хотя можно оформить счет задним числом.
Номер счета — любая удобная вам нумерация (со своей структурой), приведу несколько примеров.
Как не стоит делать:
— придумывать номера из головы: 1, 2, 22, 7, 33, 4, 8
— давать одинаковые номера: 1, 2, 3, 3, 4, 5, 6, 7, 7, 7
Все это вносит путаницу в бухгалтерские документы, приведет к бухгалтерским ошибкам и потребует проверок / перепроверок.
3) Описание услуги / работы / товара, за которую вам должны заплатить
Все на ваше усмотрение и по согласованию с бухгалтерией контрагента.
Можно коротко, можно подробнее или совсем подробно расписать услуги / работы в счете, например:
— оплата услуг по договору № 5458 от 01.04.2021 г.
— услуга по монтажу витой пары по договору № 5458 от 01.04.2021 г.
— аренда помещения по адресу: Москва, Веселый проспект, дом 13, офис 13 по договору аренды нежилого помещения № 5458 от 01.04.2021 г.
Почему формулировку стоит согласовать с бухгалтерией контрагента?
Эта формулировка из счета перекочует в акт / счет-фактуру / товарную накладную.
Если ваш контрагент — крупная компания, у них будут свои пожелания по формулировкам — лучше согласовать, чтобы потом не переделывать.
4) Единица измерения, стоимость одной единицы
Тут все просто — штука / час / коробка / метр и т.д. и стоимость одной штуки / часа / коробки / метра.
5) Подпись ответственного лица и печать
Подписывает счет генеральный директор / индивидуальный предприниматель или сотрудник по доверенности. Если подписывает не генеральный директор / ИП — то обычно рядом с подпись ставят штампы: кто подписывает и на основании чего.
Например, так: менеджер Иванов И.И. по доверенности № 114 от 05.06.2021 г.
6) Дополнительные условия
В этом блоке любая дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным донести до контрагента:
— пункт о сроках оплаты счета
— пункт о подписи заказчика в получении оригинала счета
— требование о предоставлении доверенности при получении товара и т.д.
Счет с НДС и без НДС
Если работаете с НДС, его выделяете в счете. Если же работаете без НДС (~ 90% малых предприятий и ИП), то указываете «Без НДС».
Выставить счет со скидкой
Скидку обычно показывают в рекламных материалах — напечатана одна стоимость, перечеркнута и рядом — новая цена по скидке. А в бухгалтерских документах указывается финальная (итоговая) стоимость.
Бывают случаи, когда заказчику нужно выделить скидку в счете. Тогда можно в счете добавить строку с фразой «Скидка 15%» и напечатать отрицательное число.
Выставить счет на предоплату
Тут тоже все просто. Если заключен договор и в договоре прописаны все условия, в т.ч. и предоплата, то достаточно в счете сослаться на договор.
Если же договора нет (допустим, разовая работа), то в счете лучше прописать, что это предоплата и указать — полная или не полная предоплата:
— услуга по монтажу витой пары по договору № 5458 от 01.04.2021 г., предоплата 50%
Настоящий интернет-сайт не является средством массовой информации.
Вся информация на сайте является субъективным личным мнением (суждением) автора (владельца) сайта.
В соответствии со статьей 10 Конвенции о защите прав человека и основных свобод каждый человек имеет право свободно выражать свое мнение.